DEVONthink 3:这才是你的个人信息管理库
DEVONthink 3
作者: Frank 发布时间: 2019-05-12 #DEVONthink 3

DEVONthink 3 在 4 月发布了公开测试版,看到消息我在第一时间下载了测试版体验了一下,惊喜不少,最直观的就是界面变得漂亮简洁了,再也不是原来那种拒人于千里之外的印象了。

3.0 取消了 devonnote,devonthink personal 两个产品线,仅留下 devonthink pro 和 devonthink pro office,devonthink pro 升级为 devonthink 3.0,devonthink pro office 升级为 devonthink pro 3.0。

新的三代目取消了 inbox 分布式设计,将每个 database 里的 inbox 集中到了 global inbox,并且抛弃了打开一个 database 或者 一个 group 就新开一个 tab 的复杂设计,相比之下,3.0 用起来更容易被用户接受,界面的视觉感受有主有次,相比老版更容易被人接受。

购买 DEVONthink Pro 3

购买 DEVONthink 3 标准版

我为什么开始真正使用起来 devonthink

在 3.0 诞生前,许多人都将 devonthink 这款软件视为小众中的小众,只有做科研、工程等专业人士才用得到,对,我不否认这个观点,对于专业性强的软件来说,UI 的美观或易懂并不是开发者优先care的要素,而到了 3.0,这个“眼镜男”突然来了个 180 度大转弯,不管是专业人士还是普通的 Mac 用户都可以在这里找到自己特有的个人信息保存&管理方式,可以是各种 pdf 文档(早期的核心需求)、图片、短视频、网页归档,也可以是剪贴板的文字、网页链接,甚至是 MP3 歌曲专辑。

对于我来说,真正开始认真的使用这款软件还是在今年年初,从 2016 年切换到销售行业,日常工作琐屑的事情比较多,客户资料、产品资料、合同、票据、证明等等一大堆电子文档以 office 文件、图片的形式充斥着我的“照片app” 和“iCloud Drive”,不过这些原厂的 app 功能太弱了,组织、搜索起文件来效率太低,往往客户一个很普通的开票信息都要在“照片app”里找半天,有的时候为了省事只能反复存储同一张图片,为的就是能快速调用,每晚回到家还得主动清理手机里积攒的无用参考图片、文档。

在这个时候你会主动寻找一些支持 macOS/iOS 双平台的文件管理软件,devonthink 自然是首选,原因是它具备强大的文件组织管理功能,我从 2014 年入手 Pro 版后其实并没有好好的用起来,现在这货也发布了新版更新,看来 2.0 的钱我是浪费了,3.0 说啥也不能这样。

devonthink 这款产品的使用价值

初次上手 devonthink 你会很不习惯,一个是它的颜值可以用丑来形容(至少 2.0 是这样),二个是你看到它的时候根本抓不到重点,因为你的思维定向里已经被 macOS 的 Finder 固定死了:

Finder 的逻辑是文件可以随意组织,你可以用 folder 组织,或者干脆零散的放在一起,然后用文件名或 TAG 搜索出来,这种管理方式其实在 desktop 端还好啦,但是这种传统文件管理方式有诸多弱点:

  1. 不能高效的存储 WEB 资源,不能与移动端进行内容同步
  2. 文件备份效率低下,devonthink 可以把数据同步到 dropbox、icloud
  3. 抓取 mail.app、web、本地资源的速度不如 devonthink 速度快,后者有 service 脚本、浏览器插件等等。
  4. 安全性不可控,devonthink 可以给 database 设置访问密码
  5. 文件不具备被筛选显示的能力,devonthink 支持自定义规则创建 smart group
  6. 没有集成 OCR、RSS、水印等办公功能,对于专业人士来说,还需要其他付费软件进行支撑

利用 devonthink 高效的组织文件资源只需要理清这款软件的设计主线即可,很简单,它的思路就是:

  1. 利用 inbox 将“对象”收纳进来,这是一个初学者在 devonthink 使用频率最高的一个频道;
  2. 然后按照它的类型放入对应的 database;
  3. 在添加的时候你可以将对象打上 label 或 tag,直接用 smart group 对应的 rule 放进去,或者手动放入对应的普通 group。

这样看来这款软件的深度就是三层,inbox – database – group,与前面提到的 Finder 想比,想一想,是不是觉得比较复杂?为什么管理文件要用三个层级?试想一下,其实开发者这么设计完全是根据用户实际使用需求的,平时我们搜集各种资料进入 devonthink 的 inbox,然后等有时间后会将这些资料根据类型 move 到对应的 database 或是其下面的 group。

 

当然,上述逻辑的实现前提是:你是一个勤劳的人,任何一款高效率工具在懒蛋面前的价值都是零。

下面我们就 Sync、Inbox、Database、Group / Smart Group、Tags、OCR、Script 这几个核心功能来详细分享一下:

Sync

devonthink 的平台 sync 功能是我选择它的重要理由,到了 3.0,我们可以在 Mac、iOS、Web 三个平台进行资料的同步与调用。

在软件后台设置 Sync 窗口,你可以将 Mac 本机 devonthink 里 global inbox 以及所有 database 同步到 iCloud、Dropbox、与 Mac 处于同一网络的已经安装 devonthink/devonthink to go 的 Mac/iOS 设备中,甚至是通过 WebDAV 协议进行同步。

在本地网络同步操作中,双方必须经过 Bonjour 协议进行连接,然后“同步方”(比如我们从 Mac 同步 iOS 上面的资料库)可以将 iOS 上的 inbox、database 同步 import 到 Mac 的 local database,这中间需要注意的是双方必须在同一个无线网络,而且特别是装有 devonthink to go 的 iOS 设备,必须保证 app 在后台自动运行,同时 devonthink to go 处于运行状态才能顺利完成所有的数据同步。

在同步的频率上可以手动也可以自动,自动的话可以选择自动同步的间隔时间,比如 1 分钟、5 分钟、15 分钟、30 分钟、1 个小时或 24 小时。

我个人认为,devonthink 3 的数据同步速度与 2 比没有太大的提高,仅仅是在同步启动时的响应速度变快了一丢丢,而且同步视频、大批量 MP3 文件的速度依然非常慢,不过万事没有完美的,对于这样的产品,网页离线归档页、图片、PDF 等类型的文件才是它的擅长之处。

Inbox & Clipping

前面说过,Inbox 这个东西就是一个临时收纳箱,用户可以先把资料放在 Inbox 待事后归类,也可以在选择直接放入 database(仅桌面版可以选择)。

  1. 在浏览器端,安装 devonthink 插件后,你可以在收集信息时输入信息的相关文字资料(Body)、Label、Tags,资料的格式(纯文本/富文本、一页 PDF/多页 PDF、格式化笔记、HTML 网页、Markdown、网页离线存档文件)

  1. 在 Finder 本地目录,在文件右键菜单里选择“add to devonthink”即可触发 clip 窗口,但还有更快捷的办法,直接将图片拖入 devonthink 的 dock 图标或 menubar 图标即可触发 clip 窗口。

  2. 在 iOS 端你可以在 app extension 的菜单里找到 devonthink to go 移动 app,将资料转回到 devonthink to go,同样可以选择 database 以及保存的格式。

  3. 在 Mail.app 中,devonthink 同样提供了 add-on,选中邮件后,在 mail.app 的 menubar 中选择“邮件-add to devonthink”即可将邮件收纳进入 devonthink。

  1. 在 Finder 个人收藏列表你可以发现同样有 devonthink 的 add-on,它的 global inbox 会在列表中显示,随便将文件往里扔好了。

可以看出来,devonthink 的 Clipping 渠道非常的多,看出来是尽力覆盖大部分用户的资料收集习惯而去开发的 add-on。

Database

下面我们来说一下 database,database 在 devonthink 中是可以不限数量创建的,它是 group 的上级组织形式,在创建的时候可以允许 macOS 的 Spotlight 进行检索,设置最大容量,设置访问密码,还提供了 repair、optimize、rebuild 三个针对 database 的动作。

Group & Smart Group

Group 是 database 的子级组织,支持嵌套结构,你可以根据需求将文件放入不同的 group,这里着重说一下 smart group(后面 简称),顾名思义,sg 就是根据条件设定自动判断将文件放入该 group,不影响文件原有所在 group 的位置,但如果文件零散存放在 database 根目录下,则会被移动到 sg 下。

Sg 支持太多的条件判断了,看下面这个菜单,好长对不对,从上到下,像最基础的 name、metadata 再到邮件里的 author、recipient,或是图片文件里的 width、height、size,然后就是 date、extension 等等等。

Tags & Label

Tags 和 Label 是组织管理文件的最细化级方式,我们先说 label,其实 Finder 也提供这东西的,默认的颜色有 to do、done、important、private 这些 label,你可以在后台更改,一共有 7 个,但如果这样仍不能帮你筛选杂乱的文件,还可以利用 tag 来筛选,global 下展示全部的 tags,devonthink 支持将 hashtag、geo、keyword、文件属性转换为 Tag。

OCR & Imprinter

OCR 和 Imprinter 是本次 3.0 更新的新角色,是针对 PDF 功能的又一次补充,OCR 由 ABBYY finereader 提供引擎,你可以将带有文字信息的文档通过 OCR 转换为可拷贝、搜索的 PDF 文档或是 RTF、Word 文档,甚至是网页归档文件,经过几天的使用,我发现 devonthink 的 OCR 的效果还是不错的,毕竟有 ABBYY 的加持,但是对于一些背景模糊,字体颜色不突出的文档,OCR 出来的文字准确率大大折扣,成功率不足 40%.

Imprinter 就是文档的水印拉,你可以定义文字内容、文字字号、字体集、颜色等等一大堆 style,甚至可以加 border,最重要的是你可以选择水印的位置,像素级调整,以及水印出现在文档的哪些 page,不过目前不支持插入图片水印。

Script

Script 其实是 devonthink 里比较好玩的功能,软件默认提供了数十种脚本用来满足小众化的操作需求,比如像:

  • 对文件缩略图进行 360 度翻转
  • 批量加/批量删多个 tags
  • 批量重命名
  • 统计文件字数
  • 一键下载文档里的图片
  • 从 Pinboard、Instapaper 导入书签资源
  • 导入 iCloud Drive 目录资源
  • 导入文档/group 到 Things、Omnifocus、Hit List 作为 to-do 任务
  • ……

疑问与缺憾

  1. 垃圾篓还按照数据库分类设置,让人不能太理解哦
  2. 貌似需要打开双边的客户端才能开始正常同步数据
  3. 文件列表不能自动生成缩略图
  4. 都9012年了,右键菜单还没有配备重命名选项
  5. 当你做批量重命名失败后,所有关联的文件均被拷贝入与其平级的所有 database
  6. 对于视频类资源同步速度不堪入目,而且同步过程经常中断

devonthink 3 的产品区别和定价政策

产品区别

DEVONthink Pro 3 和 DEVONthink Server 3 比标准版多了 OCR、水印(Imprinter)、email 归档、下载管理、截屏、扫描功能、词语索引、自定义 metadata、整合书籍管理软件 Bookends 等功能。

而 Server 3 比 Pro 3 仅仅多出了 WEB 网页版管理功能,从性价比上来看,Pro 版肯定是最好的。

关于全新购买

第三代价格上涨,而且授权的 Mac 数量从 6 台降到了 2 台,这一点还是有些令人感到遗憾。

  • Devonthink 3 全新购买标准版本 99 刀,支持两台 Mac,额外添加设备,每台 49 刀。
  • Devonthink 3 全新购买Pro 版 199 刀,支持两台 Mac,额外添加设备,每台 99 刀。
  • DEVONthink Server 3 价格为 499 刀,支持两台 Mac,额外添加设备,每台 99 刀。

在官方页面购买时你可以添加 DEVONagent Pro 3(30 刀)以及 devonthink 家的官方教程(10-15 刀不等)

老版本升级

2019 年 2 月 1 日之后购买二代的用户可直接免费升级,之前的用户升级则需要花费(以我的 Devonthink Pro 2 为例):

  • 升级到 devonthink 3 价格 49 刀
  • 升级到 devonthink pro 3 价格 149 刀
  • 升级到 devonthink server 3 价格 449 刀

总结

总的来说,DEVONthink 3 这次更新意义重大,从产品线的重新整合到品牌、UI 的重新设计再到各项功能的重新梳理,都体现出来这款产品并不想甘于服务于专业人士,他家想把这款产品打入到更多 Mac 用户的屏幕上,帮助他们高效的管理工作、学习、生活方方面面的信息,我站也会在后面的文章中陆续介绍一下 DT 的使用技巧的内容,如果你有好的经验想与我们分享,随时欢迎你像我们投稿。

购买 DEVONthink Pro 3

购买 DEVONthink 3 标准版

Twitterrific:试图找回自己地位的 Twitter 客户端

9款发挥 Yosemite 特性的 Mac 软件

SZip:快速打包子文件夹到独立压缩包

超牛txt小说阅读器:专注txt格式阅读

iPad 上的 Markdown 编辑器之 iA Writer

Sip 2:将屏幕取色做到极致

暂无评论
  • Thomas
    Thomas
    05-13 07:13

    回答一下作者的疑问吧: 右键菜单没有「重命名」是因为符合 macOS 的重命名逻辑:文件名按回车即可修改; 打开才能同步,是因为你没用网络服务来同步,比如 iCloud。 更多内容可参考本人写的介绍 https://sspai.com/post/54192

24小时热文
115200次阅读
15618次阅读
10874次阅读
刚刚被浏览过的文章
346次阅读
239次阅读
176次阅读
软件下载频道