Spotless:自动整理 Mac 文件利器
Spotless
作者: Frank 发布时间: 2018-10-04 #Spotless

在日常使用 Mac 的过程中,硬盘里的文件总是越来越多,无论是你自己创建的文档,还是下载的图片、压缩包等。如果不加以整理,你的「桌面」「下载」等文件夹就会变得越来越凌乱,以至于越来越难以找到你想要的资料,影响使用效率。Spotless

最新的 macOS Mojave 系统为此专门推出了「叠加」功能,让这些零散的文件可以简单归类,但依然治标不治本,因为文件还在原来的文件夹,并没有被移走,而且只适用于桌面。

但想手动整理无疑是麻烦的,你需要做很多零碎且重复的操作,例如将截图放到「截图文件夹」,PDF 放到「PDF 文件夹」,无用的压缩包放到「废纸篓」等,而每次增加新文件,你又要重复上述过程。有没有什么更加自动、省事的办法呢?

Spotless 正是一款专门解决这一难题的自动化文件整理神器,只需设定好简单的规则,就能让你 Mac 里的文件自动变得井井有条。

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使用 Spotless 设定规则,自动归类整理文件

软件的使用非常简单,只需在任务里添加不同的规则,将能对拖放的文件自动执行符合条件的规则。如果遇到了之前没有设定过规则的文件,软件也会询问你需要执行的操作,从而建立新的规则,以便之后自动进行。

它可以自动在后台无声地处理任务,不会打扰你当前的工作。而你只需点击菜单栏图标,就可以查看软件究竟执行了的哪些操作。 此外,你也可以选择在每一次自动整理时都收到通知提醒。

菜单栏拖放,和更自动的计划任务

这款软件整理文件的最简单方法是直接拖放,无论这些文件在文件夹目录中藏得多深,你都可以通过将文件拖放到菜单栏小窗来触发任务,让软件帮你自动整理。

当然,你也可以使用更加自动化的计划任务。创建自动任务后,你可以告诉这款软件在什么文件夹、什么时间自动执行哪些任务。它就会按你的规则设定,定期帮你把文件夹整理好,让所有文件都放到它们应该在的位置。

处理记录一目了然,还有完善的「冲突」解决

这款软件会保存软件处理过所有任务的历史记录及受影响的文件。你可以找到文件的确切位置,将其放回原处,或者撤消任务,避免可能出现的错误。

作为一款文件整理工具,对重复文件的冲突解决至关重要,你肯定不希望软件未经允许就擅自删除你重要的资料。当出现同名文件时,可以设定根据日期自动跳过、替换或二者同时保留,也可以让它每次都询问你。软件会列出两个文件的信息对比,帮你判断该保留哪一个。

下面会针对几个常见场景,给出推荐的任务和相应规则,让你轻松上手用好它。

1. 清理下载文件夹里的过期文件

对于「下载」文件夹,我们最常遇到的一个问题就是:忘记及时删除已经用过、不再需要的文件,例如临时文档、压缩包等。

可以说,不管你喜欢怎样整理「下载」文件夹,往往都需要这么一条「清理过期文件」的规则。首先我们创建一个新任务,命名为「下载文件夹整理」,然后在里面添加如下规则。

这条规则匹配了「修改时间超过 7 天」的文件,将其移动到「废纸篓」。你可以再设置一个自动计划,监控「下载」文件夹,定期执行这个任务。

修改时间超过 7 天说明已经很长时间没有发生变化却一直停留在「下载」文件夹,很可能是不再需要的垃圾文件,一般而言,还需要使用的文件应该早就被转移到其他位置了。

同时,由于文件是被移动到「废纸篓」,你也不用担心误删,随便可以重新放回或直接撤销操作。

2. 桌面截图整理

我们经常会在 Mac 上截很多的图片,这些截图散乱地放在桌面上就会很乱, 如果能归档到一个专门的文件夹,之后要整理或者二次利用,都会更方便。

无论是系统原生还是第三方截图工具, 截图文件的命名一定会带截图时间和一个关键词,例如系统原生会使用「屏幕快照」或「Screenshot」,这就方便了我们设定针对性的规则。

下图就是一个简单的截图整理规则:针对 jpg 或 png 格式的图片,当有符合文件名中包含「屏幕快照」的截图出现在桌面时,它就会被自动移动到「~/Pictures/截图」文件夹中。

你可以看到,这里的文件类型、关键词、移动文件夹路径等,都可以根据你的习惯或需要进行自定义。

3. 工作文件夹整理

对于工作项目,一般我们会专门创建一个文件夹放入所有需要的文件,但如果文件较多,就需要进一步创建文件分类整理了。

我们在微博有奖征集大家需求时,有用户分享了她在做设计工作时,对文件整理的烦恼。实际上,她的需求很好满足。

比如下面这个针对设计工作的任务。

该任务一共包括四个规则,例如将 PSD 等源文件根据后缀名匹配放到文件夹的「源文件」文件夹,将需求和素材根据关键词匹配放到「需求与素材」文件夹,依此类推。当然,你需要提前对文件进行合适的命名,否则就难以用关键词进行匹配了(具体见下文)。

其余无法匹配的其他文件,最后统一移动到「其他」文件夹。创建好任务后,只需将项目里的文件全选后拖放进去,然后选择移动到原文件夹,一共只需点击两三次鼠标,即可轻松实现如下效果。

4. 备份重要工作文件

除了移动、删除,软件还支持将文件自动复制到另一个地方。这很适合用来作备份,例如:定期备份工作文件到移动硬盘。

备份无需设置专门的规则,直接新建任务,在下方设置「复制未匹配的文件到移动硬盘 XX 子文件夹」即可。

同时,你还可以顺便再创建一个自动任务,监控需要备份的文件夹,实现定期(如每周、每月)备份一次。

5. 普通文档整理

对于普通的文档类文件,最简单的整理方法莫过于直接在系统的「文档」文件夹下,根据文档类型创建不同的文件夹,例如 PDF、Word 等。

你可以专门创建一个「文档分类整理」的任务,然后按照文件类型(后缀)创建不同的规则。

具体规则 以 PPT 文件为例,我们可以用 file extension(文件后缀名)来匹配,只要符合「ppt / pptx / keynote」其中任一,即可确定是 PPT 文件,将其自动移动到「Office 文件夹下的 PPT 子文件夹」。

其他几个文件格式的规则基本类似,参照上图依次类推即可。

以上这几条规则和任务都十分简单,没有学习成本,你可以直接拿去使用,也可以根据自己的实际工作需求,借鉴摸索出更加好用的任务规则。


软件的官网价格约为 180 元人民币(19.99 英镑),现在国内用户仅需 79 元人民币即可入手。

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